'Privacy'

'Privacy'

Welke persoonsgegevens bewaren wij en waarom?

Bij Backup Uganda verzamelen we alleen gegevens die redelijk of noodzakelijk zijn om het doel van contact met de organisatie te bereiken. Daar horen geen bijzondere persoonsgegevens bij. Wij bewaren jouw persoonsgegevens alleen als je ze zelf met ons gedeeld hebt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief via de website. Wij ontvangen en bewaren jouw gegevens ook wanneer je een donatie aan ons doet, rechtstreeks op onze bankrekening of via GlobalGiving. Doe je via GlobalGiving een anonieme donatie, dan ontvangen en bewaren wij uiteraard geen persoonsgegevens van je. Onze website bewaart ook geen gegevens van bezoekers via cookies.

Geef je je op voor onze nieuwsbrief, dan bewaren wij je naam (als je die hebt ingevuld) en e-mailadres, zodat we elke maand de nieuwsbrief met je kunnen delen. Doe je een donatie aan ons op onze bankrekening, dan bewaren wij – waar mogelijk – je naam en e-mailadres, zodat we je een bericht kunnen sturen om je te bedanken. Daarnaast gebruiken we deze gegevens om je op de hoogte te houden van eventuele nieuwe campagnes. Ga je een ANBI-overeenkomst aan met ons, dan bewaren we deze schriftelijke overeenkomst voor administratieve doeleinden. Doneer je via GlobalGiving, dan worden je gegevens (naam en e-mailadres) óók bewaard zodat je elk kwartaal een update ontvangt over het project waar je aan gedoneerd hebt.

Natuurlijk kun je ons altijd verzoeken om jouw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen, niet langer te gebruiken en/of niet langer te bewaren. Dit kun je het makkelijkste doen door een e-mail te sturen naar info@backupuganda.org. Houd er wel rekening mee dat we minimaal je e-mailadres nodig hebben om de nieuwsbrief met je te delen. Wil je deze niet langer ontvangen, dan kun je je uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrief in je inbox.

Wie bewaren en beschermen jouw gegevens?

Alle persoonsgegevens die wij bewaren, zijn alleen toegankelijk voor de penningmeester van ons bestuur en deels voor de Uganda Country Director. Zij zijn verantwoordelijk voor het beschermen van deze gegevens op de computers en externe opslagapparaten die ze gebruiken. Op dit moment hebben wij geen specifieke functionaris die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming binnen de organisatie. Backup Uganda is vooralsnog een dusdanig kleine organisatie dat dit nu nog niet noodzakelijk en mogelijk is.

Hoe weet je welke gegevens wij bewaren?

Deze privacyverklaring is voor iedereen beschikbaar op onze website. Zo kun je precies zien welke persoonsgegevens wij van je bewaren en hoe we daar mee omgaan. Schrijf je je in voor de maandelijkse nieuwsbrief, dan ontvang je automatisch een bevestigingsmail met een verwijzing naar deze privacyverklaring. Ook sturen wij je een e-mail met een verwijzing naar deze verklaring toe op het moment dat je een donatie doet aan Backup Uganda op een bankrekening – mits we je e-mailadres hebben ontvangen. Doe je een donatie via GlobalGiving, dan ontvangt en bewaart GlobalGiving zelf ook persoonsgegevens van je. Wil je weten hoe zij daar precies mee omgaan, dan kun je het beste hun website raadplegen.

Hoe bewaren en beschermen we jouw gegevens?

Als wij persoonsgegevens van je bewaren, dan willen we dat op een zo veilig mogelijke manier doen. Daarom bewaren we je gegevens alleen in versleutelde bestanden die daardoor ontoegankelijk zijn voor onbevoegden. We zorgen er ook voor dat we deze bestanden op versleutelde externe opslagapparaten bewaren, voor het geval onze computers iets overkomt. Verder bewaren wij geen persoonsgegevens op servers anders dan onze eigen computers. We kiezen onze wachtwoorden met zorg en passen deze regelmatig aan.

Omdat wij gebruik maken van de platforms MailChimp en GlobalGiving, zijn wij niet altijd de enige die jouw gegevens bewaren op het moment dat je contact met ons hebt. MailChimp en GlobalGiving hebben zelf hun eigen privacybeleid, die kun je bekijken op hun websites. Daarnaast hebben wij een verwerkersovereenkomst getekend met MailChimp, waarin precies staat vastgelegd wat van wie verwacht wordt. Weet dat jouw gegevens daar niet zomaar voor iedereen te vinden zijn; ze worden altijd binnen een beveiligde online omgeving bewaard. Jouw gegevens worden niet gebruikt door andere derden.

Over het algemeen drukken wij de documenten die jouw persoonsgegevens bevatten niet af. Hebben wij toch een geprinte versie nodig, dan zorgen wij ervoor dat deze bewaard worden in mappen waar alleen de bevoegde medewerkers toegang tot hebben. Aangezien ANBI-overeenkomsten schriftelijk tot stand komen, bewaren wij de bijbehorende formulieren in mappen die alleen toegankelijk zijn voor de penningmeester van ons bestuur.

Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is om een specifieke interactie met ons in stand te houden. Wanneer deze interactie stopt, dan bewaren wij jouw gegevens maximaal 5 jaar, tenzij je ons eerder verzoekt om deze te verwijderen.

Natuurlijk wij doen ons uiterste best om datalekken te voorkomen, zoals genoemd door het versleutelen van bestanden met persoonsgegevens. Mocht er toch een datalek plaatsvinden en is het waarschijnlijk dat persoonsgegevens toegankelijk zullen zijn voor onbevoegden, dan melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook brengen wij alle mogelijk betrokken individuen op de hoogte.

Tot slot:

Vinden er veranderingen plaats in onze werkzaamheden die van invloed zijn op de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en bewaren, dan verwerken we dat gelijk in ons privacybeleid. We brengen je hiervan op de hoogte via onze website, via onze sociale media pagina’s en via email.

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan horen we dat natuurlijk het liefst gelijk via info@backupuganda.org. Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij elke autoriteit die bij machte is om jouw klacht te ontvangen. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar een voorbeeld van.

Privacybeleid 13 juni 2018